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GoBD verschärft: Tool zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung ist nötigl

CSM Email Archivierung

Die Schonfrist für Unternehmen in Sachen E-Mail-Archivierung ist endgültig vorbei. Denn seit dem 1. Januar 2017 ist die Verschärfung der GoBD in Kraft. 

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die gesetzliche Regelung bringt alle Unternehmen, Gewerbetreibenden und Selbstständige in Zugzwang. Denn wer seinen gesetzlichen Verpflichtungen zur ordnungsmäßigen und revisionssicheren Archivierung von E-Mails nicht nachkommt, muss mit empfindlichen Strafen rechnen.

Das bedeutet die Verschärfung der GoBD 

Grundsätzlich sind alle Unternehmen unabhängig von der Branche, Größe oder Unternehmensstruktur von der Verschärfung der GoBD betroffen. Denn sie alle haben die Pflicht zur Archivierung von sämtlichen maßgeblichen Geschäftsvorgängen, die digital abgewickelt werden. Im Klartext bedeutet das: Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe und dergleichen mehr per E-Mail versendet oder empfangen, muss eine entsprechende Lösung zur dauerhaften Archivierung der elektronischen Dokumente implementiert sein. Davon betroffen sind auch alle relevanten Dokumente, die Geschäftsvorgänge einleiten oder vorbereiten, diese abwickeln, Geschäfte stornieren oder auch abschließen. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie das gesamte elektronische Dokumentenmanagement strikt organisieren und entsprechende Tools vorhalten müssen. Eine Anwendung, die Unternehmen hilft, alle Anforderungen an die GoBD und ein rechtssicheres Dokumentenmanagement zu erfüllen, ist RHAPSODY® Archiv, ein Zusatzmodul zur Software-Lösung RHAPSODY®.

Gesetzliche Fristen für Aufbewahrung von digitalen Dokumenten

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen – je nach Dokument – zwischen sechs und zehn Jahren. Für diesen Zeitraum muss die entsprechende E-Mail

–       unverändert

–       manipulationssicher

–       verfügbar

–       maschinell lesbar

–       in digitaler Form

 abgelegt werden. Das gelingt mit einem professionellen und erprobten Archivierungssystem. Mit RHAPSODY® Archiv erfüllen Anwender nicht nur ihre gesetzliche Pflicht an das Dokumentenmanagement. Sie schaffen zugleich eine administrativ sinnvolle Ergänzung zu ihrer bestehenden Anwendung.

Anforderungen an das Dokumentenmanagement

Die gesetzlichen Anforderungen an ein revisionssicheres System zur E-Mail-Archivierung sind hoch. Diese Bedingungen muss das entsprechende Tool zur Archivierung von E-Mails erfüllen:

–       sämtliche Daten müssen so gespeichert werden, dass sie nicht nachträglich verändert werden können (WORM-Medien)

–       die Dokumente müssen vollständig und jederzeit wieder aufrufbar elektronisch abgelegt werden

–       alle Daten müssen auch von unabhängigen Dritten maschinell ausgewertet werden können

–       bei der Anwendung zur Speicherung müssen Sperrungen, Sicherungen, automatische Protokolle oder Backup-Lösungen implementiert sein.


GoBD: Vorteile von RHAPSODY® Archiv

All diese Anforderungen erfüllt RHAPSODY® Archiv. Die Vorteile des Moduls aus den RHAPSODY® Anwendungen liegen auf der Hand:

–       Rechtssicherheit im gesamten digitalen Dokumentenmanagement

–       Sicherer Schutz vor Datenverlusten

–       Optimale Wiederauffindbarkeit der gespeicherten Mails, Daten und Dokumente

–       Geringer Speicherbedarf

–       Keine zusätzliche Datenbelastung für das E-Mail Postfach

–       Regelmäßige und automatisch hinterlegte Backup-Lösung

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