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9 kritische Fragen zur Einführung von RHAPSODY CRM

Teuer, langwierig, kaum beherrschbar: Über Projekte zur Einführung von CRM-Software  hört man eine Menge Schauergeschichten. Viele davon sind leider wahr.

Auch wir werden im Angebotsprozess für RHAPSODY CRM von Interessenten mit solchen Bedenken konfrontiert. Gerade kleinere und wenig IT-erfahrene Unternehmen wie Handels- und Industrievertretungen fragen sich: Soll ich dieses Risiko wirklich eingehen? Ist es das wert?

In diesem Artikel gehen wir auf 9 häufig gehörte Einwände und Befürchtungen ein – und erklären Ihnen, warum Sie die CRM-Einführung beruhigt und zuversichtlich angehen können.

9 kritische Fragen vor der Einführung

1. Wird das nicht ein unüberschaubares Projekt?

Nein. Wird es nicht. RHAPSODY CRM wird schrittweise in mehreren Phasen bei Ihnen eingeführt. Vom Kauf bis zum Go-live dauert es im Durchschnitt einige Wochen. In einem (nur) einstündigen Kick-off-Meeting nach dem Kauf stellen wir Ihnen den Ablauf vor und besprechen alles, was Sie wissen müssen.

Warum sind wir sicher, dass die CRM-Einführung auch bei Ihnen ein Erfolg wird? Unser Konzept basiert auf vier Säulen:

  1. Wir verwenden Standardprozesse, in die die Erfahrung aus über 150 Kundenprojekten mit Handelsvertretungen eingeflossen ist.
  2. Trotzdem können wir jederzeit flexibel auf Ihre besonderen Anforderungen eingehen.
  3. Wir betreuen Sie monatelang intensiv – das ist nicht nur eine Floskel.
  4. Sie ernennen einen Verantwortlichen im Hause, bei dem die Fäden zusammenlaufen und der die Einführung vorantreibt.

2. Werden Sie mit der Einführung alleingelassen?

Auf keinen Fall. Sie haben sogar zwei persönliche Ansprechpartner bei uns: einen Projektmanager für organisatorische und kaufmännische Fragen und einen RHAPSODY-Consultant, der sich um die technische Umsetzung bei Ihnen kümmert. Beide sind persönlich per Telefon, E-Mail und Video-Chat für Sie erreichbar.

Besonders nach dem Go-live werden Sie viele Fragen haben, wenn Ihre Mitarbeiter anfangen, mit dem CRM zu arbeiten. In dieser sogenannten „Hypercare-Phase“ erhalten Sie bevorzugten Support: Sie und Ihr Team sollen schnell produktiv arbeiten können und das CRM lieben lernen.

3. Wie bekommen Sie Ihre Kundendaten ins neue CRM?

Egal, ob Sie bisher ein anderes CRM wie Emptores, CDH-Winner  oder Cobra CRM verwenden, oder bisher mit MS Excel und Access gearbeitet haben: Ihre Kundendaten und Belege werden automatisch importiert. Dafür haben wir vorgefertigte Skripte, die wir an Spezialfälle anpassen können. Vorab prüfen wir Ihre Daten und beraten Sie, wenn die Daten bereinigt werden müssen.

4. Wie bekommen Sie Ihre Umsätze und Provisionen ins neue CRM?

RHAPSODY CRM wird nicht umsonst von der Centralvereinigung Deutscher Wirtschaftsverbände für Handelsvermittlung und Vertrieb (CDH) e.V. empfohlen: Die Erfassung der Umsätze für die vertretenen Firmen sowie die Berechnung der Provisionsansprüche gehören zum Standardumfang der Software. Damit haben Sie eine umfassende Sicht auf Ihre Vertretungen und Kunden. Die Daten von den Vertretungen werden mit einem speziellen Modul importiert: Sie müssen keine Excel-Listen übertragen oder Daten manuell abgleichen.

5. Schaffen Sie die Einführung neben dem Tagesgeschäft?

Garantiert. Denn Sie bestimmen das Tempo. Wir planen zwar gut und setzen Timings, etwa für benötigten Daten und Informationen. Wenn Sie jedoch aufgrund dringender Aufgaben oder Termine langsamer machen möchten, nehmen wir darauf Rücksicht und passen uns an. Schließlich steht Ihr Geschäft während der Einführung nicht still; die Umsätze und Provisionen müssen weiterfließen.

6. Wie lange dauert es, bis Sie mit dem neuen CRM produktiv arbeiten können?

Wir richten zunächst die Basisversion von RHAPSODY CRM bei Ihnen ein; das dauert etwa 5 Tage nach unserem Kick-Off. Diese Version deckt Ihre Anforderungen als Handelsvertretung weitgehend ab. Ihre Mitarbeiter können sich bereits damit vertraut machen, Daten eingeben und im Alltag damit arbeiten. Die Anpassung der Software erledigen wir erst im nächsten Schritt, nachdem Sie das System bereits kennen.

7. Was ist, wenn Sie im Projektverlauf neue Anforderungen haben?

Woher sollen Sie im Voraus exakt wissen, wie die Software auf Sie angepasst werden muss? Viele Anforderungen werden Ihnen erst bewusst, während Sie das CRM nutzen. Wir zwingen Sie deshalb nicht dazu, vorher ellenlange Pflichtenhefte zu schreiben.

Neue Anforderungen während der Einführung besprechen Sie einfach mit Ihrem Consultant, der sie gleich umsetzen kann. Oder wir sammeln alle Änderungswünsche und setzen diese am Ende auf einmal um – so verzetteln Sie sich nicht und sparen unnötige Schleifen.

8. Wie werden Ihre Mitarbeiter für die neue Software geschult?

Die Einarbeitung Ihres Teams gehört für uns untrennbar zur CRM-Einführung dazu. Wir schulen Sie und Ihre Mitarbeiter persönlich und arbeiten direkt mit Ihnen zusammen in Ihrem System und mit Ihren Daten. Sie erhalten die aufgezeichneten Schulungen und weitere Video-Tutorials – und können jederzeit Nachschulungen anfragen.

9. Lohnt sich die Investition letztlich für Sie?

Die Frage aller Fragen. Klar ist: Ein CRM-System ist eine Investition in die Zukunft; allein durch die Software-Einführung werden Ihre Umsätze und Provisionen nicht steigen. Vielmehr bauen Sie mit einem CRM einen langfristigen Unternehmenswert auf. Wie? Sie stellen keine Produkte her, Sie haben keinen Maschinenpark. Ihre Kundenbeziehungen und die damit verbundenen Daten sind Ihr wichtigstes Kapital.

Mit einem CRM schützen und pflegen Sie dieses Kapital. Sie geben Ihrem Team ein Werkzeug an die Hand, um das Potenzial Ihrer Daten voll auszuschöpfen. Da alles dokumentiert wird, machen Sie Ihr Unternehmen unabhängiger von einzelnen Personen.

RHAPSODY Screens

Fazit

Die CRM-Einführung ist ein bedeutender Schritt, der Ihre aktive Mitarbeit und Veränderungen erfordert. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand und Risiken für Sie. Deshalb verstehen wir Ihre Bedenken vor diesem Schritt.

Nach unseren Erfahrungen aus mehr als 150 Kundenprojekten wissen wir jedoch zu 100 Prozent: Die Risiken sind absolut beherrschbar und die Einführung ist zu schaffen, ohne dass das Tagesgeschäft leidet – auch für Handels- und Industrievertretungen, die nur wenige eigene IT-Ressourcen haben.

Wenn Sie sich davon überzeugen möchten: Wir stellen gerne den Kontakt zu einem unserer Kunden her, der Ihnen von seinen Erfahrungen berichten kann. 

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