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Best practice: DekoArt Vetriebsgesellschaft

Schnelle Einführung der CRM-Plattform

Andreas Steinhauer: “Lösung war von Tag 1 einsatzfähig!”

Case Study: CRM-Plattform mit Rechnungswesen

Die Vertriebsgesellschaft DekoArt nutzt dazu die von RHAPSODY Software Solutions entwickelte und für DekoArt erweiterte Plattform, um bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen und Neukunden gewinnen zu können. RHAPSODY®  hat das CRM als All-in-one-Lösung entwickelt und mit einem Modul erweitert, das DekoArts Rechnungswesen rechtlich alle Vorgaben erfüllend und zudem benutzerfreundlich macht.

Individuell erweiterte CRM Plattform

Einheitliche CRM Lösung mit integrierten Rechnungswesen

Sofort lauffähige All-in-one-Lösung

Nahtlose Weiterführung des Tagesgeschäfts ohne Ausfälle

Nutzerfreundliche Usability der Plattform

Vereinfachter und standardisierter Import von Dateiformaten

Über die DekoArt Vertriebs GmbH Vertriebsgesellschaft

DekoArt ist eine auf den Kreativbedarf spezialisierte Vertriebsgesellschaft, die seit 2011 in der DACH-Region tätig ist. Mit zahlreichen Handelspartnern in Deutschland, Österreich und Dänemark arbeiten die Mitarbeiter der Vertriebsgesellschaft bundesweit über moderne Kommunikationswege vernetzt mit ihren mehr als 2500 Kunden und Händlern. Die Firmenphilosophie von Transparenz und Informationsaustausch in einer modernen Vertriebswelt hat DekoArt nun auch technisch integriert.

DekoArt

Projektverlauf

Die Vorgabe: Konsolidierung der Kundenverwaltung mit integrierter Abrechnungslösung

DekoArt verwaltet eine Vielzahl unterschiedlicher Kunden im Bereich kreativer Produkte. Die Vertriebsgesellschaft ist im stetigen Austausch mit seinen Partnern, um seine Kundschaft bedarfsgerecht und ohne Engpässe mit Waren versorgen und auf neue Trends reagieren zu können.
Die Kreativbranche zeichnet sich durch einen hohen Bedarf an teils sehr speziellen Gütern aus, weshalb DekoArt sein Netzwerk sehr gewissenhaft pflegt, um auch ausgefallene Kundenansprüche erfüllen zu können.  

Ganzheitliche Lösung

Die Verwaltung und der Kontakt zu Handelspartnern und Kunden stellt entsprechend eine große Herausforderung dar. Deshalb war es DekoArt nicht nur wichtig, eine ganzheitliche Lösung nutzen zu können, die die Kundenbeziehungen transparent abbilden kann. Zusätzlich war die Anforderung an eine digitale Vertriebsplattform die Angebotserstellung und -verwaltung sowie das Rechnungswesen im Allgemeinen mit einer einzigen Lösung abwickeln zu können. 

Vorteile von RHAPSODY® CRM im Überblick

Vorteile vom RHAPSODY® Faktura Modul

Sofort lauffähige All-in-one-Lösung von RHAPSODY®

RHAPSODY Software Solutions hat DekoArt deshalb seine Plattform mit einer integrierten und von überall verfügbaren Kundenverwaltung (CRM) und einem verzahnten Warenwirtschaftssystem zur Verfügung gestellt. “Die Lösung von RHAPSODY® war wirklich sehr einfach einzurichten. Wir haben uns für die Installation auf einem virtuellen Server auf einer Maschine in unserem Unternehmen entschieden und fahren seit etwa Ende letzten Jahres sehr gut damit”, so Andreas Steinhauer, Innendienstmitarbeiter bei DekoArt und langjährig erprobter Vertriebsprofi.  

Andreas Steinhauer stellt fest: 
Im Vergleich zu anderen Systemen, die ich in meiner Laufbahn
genutzt habe, unterscheidet sich RHAPSODYs Lösung dadurch, dass sie von Tag eins an lauffähig war. 
Uns war wichtig, dass wir unser Tagesgeschäft nahtlos und ohne Ausfälle weiterführen können und nicht erst langwierig umstellen und erweitern müssen.”

Faktura-Modul verschlankt Rechnungswesen

Herr Steinauer hebt besonders die Usability der Plattform hervor, beispielsweise beim Import von Kundendaten, Umsatzlisten oder anderen Informationen. Die lassen sich aus anderen Anwendungen in standardisierten Dateiformaten binnen weniger Minuten einlesen. Sie können dann sofort von den Mitarbeitern und angebundenen Programmen genutzt werden. Auch das für DekoArt wichtige Modul zur Fakturierung greift auf diese und andere notwendigen Daten zu, um Bestellungen, Rechnungen, Lastschriften, Stornos und andere Belege aus dem Rechnungswesen zu bündeln.  Diese Erweiterung ist eine von vielen Modulen die von RHAPSODY® je nach Bedarf hinzubuchbar sind und auf die eigenen Anforderungen hin angepasst werden können. Bei DekoArt sind mit dem Faktura-Modul sämtliche Prozesse übersichtlich pro Kunde aufgelistet und Zahlungen und Bestellhistorien können für die Preisfindung sowie die Angebotserstellung genutzt werden.

Vorteile für Handelspartner und Kunden

Ein derart konsolidiertes System hat nicht nur für DekoArt Vorteile, denn das gebündelte System spart eine Vielzahl administrativer und zeitraubender Aufgaben und somit bares Geld ein. Auch DekoArts Handelspartner und Kunden profitieren von einer deutlich schnelleren Kommunikation, beispielsweise bei der Anfrage von Angeboten, Verfügbarkeiten, Lieferzeiten und Vergleichspreisen aus dem umfassenden Kreativnetzwerk. Unabhängig von Service und Öffnungszeiten der Handelspartner kann DekoArt auf Datenbestände, Preise und Produkte zugreifen und entsprechende Informationen bereitstellen. Die umfangreichen Funktionen des Faktura-Moduls wickeln dann “die letzte Meile” ab. Automatisiert, nachverfolgbar und gesetzlichen Vorgaben entsprechend dokumentiert. Für den Kunden verbessert sich somit von der Informationsbeschaffung über den Kaufprozess bis in den After Sales-Bereich die Customer Journey. Und die Vertriebsmitarbeiter können jedem Kunden auf ihn zugeschnittene Angebote zukommen lassen, die sich aus den fein justierbaren Reports und Analysen der RHAPSODY®  Plattform generieren lassen.

Schnelle Umsetzung und gute Dokumentation

Wir erhalten die Umsatzzahlen unserer Partner am Ende jedes Monats und können mit der neuen Lösung von RHAPSODY® jeden einzelnen Euro und somit unsere Vertriebsbemühungen nachhalten und immer weiter optimieren”, so Steinauer. 

Das CRM erlaubt es uns, Streuverluste und die klassischen Cold Calls zu minimieren und stattdessen unsere und die Zeit unserer Partner effizient und zu beiderseitig finanziellem Vorteil nutzen zu können.”

Das Team von DekoArt lobt darüber hinaus die Zusammenarbeit mit RHAPSODY® bei der Integration der Plattform, einer einfachen und gleichzeitig detaillierten Knowledge Base, die sämtliche Funktionen auch für alte Vertriebshasen verständlich erklärt. Mit einem detaillierten Briefing, einem geschulten Ansprechpartner und schnellen Umsetzungszeiten seien so auch individuelle Wünsche unkompliziert umsetzbar gewesen, so Steinhauer.

Das Ergebnis: Zeit- und Kostenersparnis beim Rechnungswesen und zentrale Kundendatenbank mit wichtigen Kontaktinformationen

Nach einer sehr kurzen Installations- und Importphase konnte DekoArt sofort mit seiner Kundendatenbank arbeiten und vereinfachte von Tag Eins an sämtliche Prozesse seines Vertriebsnetzwerkes: Durch die Transparenz und Aufarbeitung von Partner-, Kunden- und Abrechnungsdaten nutzt die Vertriebsgesellschaft nun ein zentrales System. Das spart Redundanzen und somit Zeit ein, automatisiert viele administrative Prozesse der Faktura, gibt ein umfassendes Bild über Kundendaten sowie das Preisgefüge in detaillierten Reportings. Die gleichzeitige Vereinfachung und Verbesserung der Partnerbeziehungen sowie die Möglichkeiten für das Neukundengeschäfts bilden einen zusätzlichen Mehrwert, der DekoArt für die Zukunft einer modernen Vertriebswelt wettbewerbsfähig aufstellt.

RHAPSODY® CRM
Mit RHAPSODY® CRM erhalten Sie eine 360° Ansicht Ihrer Kunden, Partner und Interessenten

Ihr Ansprechpartner: André Keeve

André Keeve

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