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RHAPSODY® Modul: Archivierung

Archivierung aller Dokumente in einer zentralen Datenbank

Mehr Effizienz durch eine direkte Zuordnung und schnelle Suche

Modul: Archivierung

Das Modul ermöglicht, dass alle Dokumente in einer separaten Datenbank archiviert werden. Dabei werden sowohl aus RHAPSODY® erstellte Dokumente wie Briefe, Serienbriefe, E-Mails usw. als auch importierte, freie Dokumente wie PDF, Zeichnungen oder Bilder archiviert.

 

Belegarchivierung Ausgangsbelege

Das Modul ermöglicht die Archivierung aller Standard-Ausgangsbelege. Diese sind im Einzelnen Angebote, Aufträge, Rechnungen bis hin zur Gutschrift. Die Belegkette kann dabei beliebig auf die Bedürfnisse der Kunden eingerichtet werden.

Die Belege werden in einer separaten Archiv-Datenbank gespeichert. Nach dem Ausdruck und der Bestätigung „Ausdruck O.K.“ wird der Beleg automatisch in die Belegdatenbank überführt. Ein Löschen oder Ändern dieser archivierten Belege ist nicht mehr möglich. Damit ist das System revisionssicher! 

Die Belege werden in der Archivdatenbank als PDFi gespeichert. Bestandteil der Archivierungssoftware ist ein integrierter PDF-Maker, welcher die Umwandlung der Belege in ein PDF-Format übernimmt.  

 

Belegarchivierung Eingangsbelege

Das Modul ermöglicht die Archivierung aller Eingangsbelege in einer separaten Archiv-Datenbank. Um dieses Modul zu nutzen, muss ein Scanner mit Stapelverarbeitung vorhanden sein. Voraussetzung für den Einsatz des Moduls zur Archivierung der Eingangsbelege ist der Einsatz des Moduls
RHAPSODY® Workflow Monitor. Im Gegensatz zu den Ausgangsbelege, die automatisch nach dem Ausdruck ins Archiv übertragen werden,
müssen die Eingangsbelege mit einem entsprechenden Scanner bearbeitet und gespeichert werden.  Bei der Verarbeitung der Eingangs Belege und Dokumente werden diese von dem Scanner automatisch in ein
PDF Dokument umgewandelt. Beim Speichern in der Archiv Datenbank werden diese Belege und Dokumente zusätzlich komprimiert, so dass die Datenbank nicht zu schnell „wächst“
.

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Ihr Ansprechpartner: Martin Theissing

Ansprechpartner Martin Theissing

Gerne erkläre ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch mehr über unsere Leistungen!  Sie können natürlich auch direkt einen Termin vereinbaren: +49 5451 95497-0

Ihr Martin Theissing

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