RHAPSODY Archivierung
Archivierung der Ausgangsbelege
RHAPSODY Archiv ist ein Modul zur Archivierung aller Standardausgangsbelege (Angebot, Auftrag, Rechnung bis Gutschrift usw.) in einer separaten Archiv-Datenbank.
Archivierung der Belegkette
Die Belegkette kann beliebig auf die Bedürfnisse der Kunden ein-gerichtet werden. Zusätzlich werden in der Warenwirtschaft auch die Bestellformulare archiviert. Die Belege werden automatisch vom System in die Archivdatenbank gestellt, nachdem sie ausgedruckt wurden und der Anwender die Systemfrage: „War der Ausdruck OK?“ positiv bestätigt hat. Beim erneuten Ausdruck der Belege fragt das System jedes Mal ab, ob der Ausdruck OK war. Zusätzlich überprüft das System, ob die aktuell gedruckte Version mit der letzten Version in der Archivdatenbank exakt übereinstimmt. Wenn auch nur ein Bit unterschiedlich ist, wird eine neue Version in der Archivdatenbank erstellt und der Versionszähler um „1“ erhöht. Ein Löschen oder Ändern dieser archivierten Belege ist nicht mehr möglich.
Umwandlung in PDF-Format
Die Belege werden in der Archivdatenbank als PDF gespeichert. Der integrierte PDF-Maker übernimmt die Umwandlung der Belege in ein PDF-Format. Sollten Sie Standardbriefpapier mit einem vollflächigen farbigen Hintergrund verwenden, sollte der archivierte Beleg ebenfalls diesen Hintergrund haben. Sie können dafür ein farbiges Template hinterlegen, das beim Archivieren eingebunden wird. In der Konfiguration kann man für jede Beleg Art ein separates Template hinterlegen, das auch mit einem Startdatum versehen werden kann.
Wichtig
Es kann vorkommen, dass mit der verwendeten Kombination aus farbigen Template und Schriftart, die Darstellung des PDF Formates nicht ganz dem Original entspricht. In dem Fall empfehlen wir einen anderen PDF-Maker zu verwenden. Wir empfehlen hier das Programm Bullzip. Es ist auch zu berücksichtigen, dass die Fonts mit in dem PDF-Format integriert werden. Zumindest, wenn Ihr Font von den Standardfonts auf jedem Windows-PC abweicht.
Eigenschaften im Überblick
- Zusatzmodul für RHAPSODY CRM oder WWS
- Revisionssicheres System
- Mehr Effizienz und Sicherheit durch die direkte Zuordnung