RHAPSODY Archivierung
Archivierung der Eingangsbelege
RHAPSODY Archiv ist ein Modul zur Archivierung aller Eingangsbelege in einer separaten Archiv-Datenbank. Um dieses Modul zu nutzen, muss ein Scanner mit Stapelverarbeitung vorhanden sein.
Scanner als Voraussetzung zum Bearbeiten
Im Gegensatz zu den Ausgangsbelege, die automatisch nach dem Ausdruck ins Archiv übertragen werden, müssen die Eingangsbelege mit einem entsprechenden Scanner bearbeitet und gespeichert werden. Es bieten sich dafür so genannte Multifunktionsgeräte an, die gleichzeitig als Kopierer, als Drucker und Scanner genutzt werden können. Es ist beim Kauf eines solchen Gerätes unbedingt darauf zu achten, dass die Ansteuerung der Scanfunktionen über einen s.g. Batch erfolgen kann. Bitte erfragen Sie bei Ihrem Hardware Lieferanten die Bedingungen für die Einrichtung bzw. fragen Sie nach der entsprechenden Software. Bei der Verarbeitung der Eingangs Belege und Dokumente werden diese von dem Scanner automatisch in ein PDF Dokument um-gewandelt. Beim Speichern in der Archiv Datenbank werden diese Belege und Dokumente zusätzlich komprimiert, so dass die Datenbank nicht zu schnell „wächst“.
Eigenschaften im Überblick
- Zusatzmodul für RHAPSODY CRM oder WWS
- Voraussetzung ist der Einsatz des Moduls RHAPSODY Workflow Monitor
- Verwendung nur mit Scanner zur Stapelverarbeitung