5 Aufgaben, die KI für Handelsvertreter sofort übernehmen kann #231

5 Aufgaben, die KI für Handelsvertreter sofort übernehmen kann #231

Zwischen Kundenterminen, Rückfragen und der Abstimmung mit Herstellern bleibt häufig Arbeit liegen, die erledigt werden muss, aber viel Zeit bindet. Eine Mail formulieren, Informationen zusammensuchen oder Gesprächsnotizen übertragen: Genau solche Tätigkeiten betrachten André Keeve und Christian Köhler in Podcastfolge #231.

Ihr Ansatz für KI im Außendienst beginnt bei einer einfachen Frage: Welche meiner täglichen Aufgaben könnte ich mit Unterstützung schneller oder leichter erledigen? Dafür beschreiben sie fünf Aufgabenbereiche, die dir helfen, konkrete Einsatzmöglichkeiten in deiner Handelsvertretung zu erkennen.

Du brauchst dafür zunächst einen Blick auf deine eigenen Abläufe. Wo fehlt dir ein guter Anfang? Wo recherchierst du lange? Und welche Tätigkeit wiederholt sich so oft, dass sie längst zur lästigen Pflicht geworden ist?

📣 MEHR ZU CHRISTIAN KÖHLER

• LinkedIn:Christian Köhler auf LinkedIn
• GedankenTauscher:https://gedankentauscher.de/
• KI Kurs für Handelsvertreter:KI | Endlich. Routine.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Podcastfolge

• Aufgaben geben die Richtung vor: Fünf Kategorien helfen dir, Anwendungen für KI im Außendienst in deinen bestehenden Abläufen zu finden.
• Ein erster Entwurf erleichtert den Einstieg: Mit KI kannst du aus ungeordneten Gedanken eine Grundlage für Texte, Präsentationen oder Konzepte entwickeln.
• Informationen lassen sich gezielt aufbereiten: Recherche zu Interessenten und neuen Vertretungsangeboten gehört zu den besprochenen Einsatzfeldern.
• Vergleiche werden übersichtlicher: KI kann Unterschiede zwischen Dokumenten oder Daten herausarbeiten und damit Prüfungen vorbereiten.
• Wiederkehrende Tätigkeiten verdienen Aufmerksamkeit: Ähnliche Anfragen und zeitaufwendige Übertragungsarbeiten können Ansatzpunkte für Routinen sein.
• Der Einstieg darf mündlich sein: Beschreibe deine Situation per Diktat, wenn dir das Formulieren einer Eingabe schwerfällt.

Warum fällt der Einstieg in KI im Außendienst oft schwer?

Christian Köhler erlebt in Workshops, dass viele Teilnehmer bereits einzelne Dinge mit KI ausprobiert haben. Sie haben eine E-Mail umschreiben lassen oder einen Telefonleitfaden erstellt. Daraus entsteht aber noch keine regelmäßige Nutzung im Arbeitsalltag.

Er vergleicht die Situation mit einem großen, dunklen Baumarkt: Es gibt unzählige Werkzeuge und Möglichkeiten, doch die Orientierung fehlt. Wer vor einem leeren Eingabefeld sitzt, muss selbst entscheiden, welches Problem er lösen möchte und wie er es beschreibt.

André kennt aus Gesprächen mit Handelsvertretern außerdem den Einwand, dass sie beim Kunden weiterhin selbst verkaufen müssen. Im Podcast richtet er den Blick deshalb auf die vielen Tätigkeiten rund um das Verkaufsgespräch. Recherche, Vorbereitung, Kommunikation und Nachbereitung gehören ebenfalls zur Arbeit einer Handelsvertretung.

Die fünf Kategorien setzen genau dort an. Sie geben dir eine Orientierung, wenn du bislang keinen festen Platz für KI in deinen Abläufen gefunden hast.

1. Texte und Konzepte aus deinen Gedanken entwickeln

Die erste Kategorie betrifft Aufgaben, bei denen du bei null anfängst. Vielleicht musst du eine heikle Reklamation ansprechen oder einem wichtigen Kunden eine schwierige Nachricht schreiben. Inhaltlich ist vieles klar, doch beim Formulieren kommst du kaum voran.

Christian nutzt dafür einen E-Mail-Agenten. Er spricht die Hintergründe, seine Überlegungen und seine Unsicherheiten ein. Die KI sortiert diesen Kontext und erstellt eine erste Fassung, die er anschließend weiterbearbeitet.

Das verändert die Aufgabe: Statt einen Text vollständig selbst aufzubauen, kannst du einen vorhandenen Vorschlag beurteilen. Passt die Tonalität? Fehlt eine Information? Welche Aussage muss deutlicher werden? So entsteht Schritt für Schritt die fertige Mail.

André nennt außerdem PowerPoint-Präsentationen, Excel-Aufgaben und Webseitenentwürfe. Auch Vertriebskonzepte oder Workshops können auf diese Weise beginnen. KI liefert eine erste Struktur, an der du weiterarbeitest.

Ein guter Anlass zum Ausprobieren ist deshalb die nächste Aufgabe, bei der du lange vor einem leeren Dokument sitzt. Erzähle, für wen das Ergebnis gedacht ist, worum es geht und was du erreichen möchtest.

2. Recherche für Kunden und Vertretungsangebote vorbereiten

Wenn du Informationen aus mehreren Quellen zusammentragen musst, spricht Christian von Wissensaufgaben. Dazu gehören etwa Reports für Vertretungsgeber oder die Vorbereitung auf neue Interessenten.

Bei der Leadqualifizierung können Unternehmenswebsites, Geschäftsberichte und LinkedIn-Profile relevant sein. KI kann dabei unterstützen, Angaben aus diesen Quellen zusammenzuführen und für die nächste Entscheidung aufzubereiten.

André beschreibt im Gespräch den HVH-Agenten Sherlock. Als Ausgangspunkt dient eine Liste von Unternehmen aus dem Bereich Sanitär und Heizung in Hamburg. Der Agent ergänzt recherchierte Kontaktdaten und Ansprechpartner und schätzt ein, wie gut die Unternehmen zum eigenen Produkt oder Portfolio passen.

Die aufbereiteten Informationen helfen dabei, die weitere Ansprache zu planen. Du bekommst eine Grundlage, um zu entscheiden, wo du genauer hinschauen möchtest.

Auch ein neues Vertretungsangebot kann Anlass für eine solche Recherche sein. Christian nennt das Prüfen und Bewerten dieser Angebote als weiteres Beispiel. Überall dort, wo du Informationen erst zusammensuchen und anschließend einordnen musst, lohnt sich der Blick auf KI-Unterstützung.

3. Absprachen, Abrechnungen und Dokumente vergleichen

Die dritte Kategorie dreht sich um Qualität und Datenabgleich. Ein Beispiel sind Auftragsbestätigungen: Stimmen die enthaltenen Details mit dem überein, was zuvor per E-Mail vereinbart wurde?

Christian lässt solche Vergleiche inzwischen durch KI unterstützen. Sie kann Angaben gegenüberstellen und Unterschiede herausarbeiten. Damit erhältst du eine Übersicht der Punkte, die genauer geprüft werden müssen.

Für Handelsvertreter nennt er außerdem umfangreiche Abrechnungen von Vertretungsgebern. Wenn viele Einzelpositionen mit den erwarteten Angaben abgeglichen werden sollen, steckt darin oft viel manuelle Arbeit. Auch hier kann KI helfen, Abweichungen sichtbar zu machen.

Ein weiteres Beispiel aus der Folge ist die Vorbereitung auf ein Anwaltsgespräch. Ein Teilnehmer des Programms „KI | Endlich. Routine.“ ließ sich kritische Stellen aus einem Vertrag herausarbeiten und nutzte sie als Grundlage für konkrete Fragen.

So kann KI das Gespräch vorbereiten und die Unterlagen verständlicher ordnen. Die fachliche Bewertung erfolgt anschließend mit dem Anwalt. André weist dabei ausdrücklich darauf hin, vor der Verarbeitung von Dokumenten auch Geheimhaltung und entsprechende Vereinbarungen zu berücksichtigen.

4. Regelmäßige Aufgaben mit einem festen Ablauf bearbeiten

Bei der vierten Kategorie hilft ein Blick auf die Häufigkeit. Welche Tätigkeit erledigst du täglich, wöchentlich oder monatlich? Und welche Schritte laufen dabei immer ähnlich ab?

Christian nennt E-Mails, LinkedIn-Beiträge und die Entwicklung von FAQs. Gerade bei häufig gestellten Fragen lässt sich eine Grundlage für Antworten vorbereiten. Kommt eine entsprechende Anfrage, kannst du die vorbereitete Fassung prüfen und für den konkreten Fall anpassen.

Der Vorteil eines solchen Ablaufs entsteht durch die Wiederholung. Eine einmal erarbeitete Grundlage wird mehrfach genutzt und weiter verbessert. KI bekommt dadurch einen festen Platz in einer Aufgabe, die ohnehin regelmäßig anfällt.

Für deine Handelsvertretung kann das bedeuten, zunächst eine bestimmte Art von Kundenanfrage genauer anzusehen. Wenn sich Inhalt und gewünschtes Ergebnis ähneln, findest du darin möglicherweise einen passenden Einstieg für eine Routine.

5. Zeitintensive Übertragungsarbeit reduzieren

Die fünfte Kategorie umfasst Aufgaben, die viel Zeit beanspruchen, obwohl der dadurch geschaffene Wert den Aufwand kaum rechtfertigt. Im Podcast nennt Christian das Abtippen von Notizen nach Kundenterminen und die anschließende Übertragung ins CRM samt der daraus entstehenden Aufgaben.

Die Informationen sind für die weitere Arbeit relevant. Ihre manuelle Aufbereitung kann jedoch einen erheblichen Teil der Nachbereitung ausmachen. Hier setzen die besprochenen KI-Anwendungen an: vorhandene Informationen strukturieren und die Weiterverarbeitung vorbereiten.

Solche Tätigkeiten überschneiden sich häufig mit wiederkehrenden Aufgaben. André und Christian behandeln die letzten beiden Kategorien deshalb gemeinsam. Für deinen Einstieg musst du die Bereiche nicht exakt voneinander trennen.

Hilfreicher ist ein Blick auf die Aufgaben, die dich regelmäßig ärgern. Wenn du bei einer Tätigkeit sofort denkst, dass sie schon wieder ansteht, lohnt es sich, sie auf deine Liste möglicher KI-Anwendungen zu setzen.

So wird aus einem Versuch eine praktische Anwendung

Christian empfiehlt, eine Woche lang Aufgaben zu sammeln, die wiederkehren, viel Zeit kosten oder sich lästig anfühlen. Notiere sie auf Papier oder in einem eigenen Chat. Anschließend prüfst du, welche Aufgabe besonders viel bewirken könnte und zugleich leicht auszuprobieren ist.

Du musst dabei nicht alle Abläufe auf einmal verändern. Ein einzelner Anwendungsfall gibt dir Gelegenheit, Erfahrung zu sammeln und ein Gefühl für die Zusammenarbeit mit KI zu entwickeln.

André rät zum Diktieren, wenn das Eingabefeld zur Hürde wird. Beschreibe frei, was gerade ansteht, warum die Situation schwierig ist und welche Gedanken du dazu hast. Christian empfiehlt, am Ende eine Frage oder ein Ziel zu nennen.

Mit dieser Beschreibung lässt sich weiterarbeiten. Du schaust dir den ersten Vorschlag an, ergänzt fehlenden Kontext und entwickelst das Ergebnis im Gespräch weiter. Der Einstieg entsteht damit aus einer echten Aufgabe deines Tages.

Fazit: Mehr Unterstützung für die Arbeit rund um den Kunden

KI im Außendienst kann bei vielen Tätigkeiten rund um deine Kundengespräche helfen. Die Folge zeigt konkrete Ansatzpunkte für Entwürfe, Recherche, Datenvergleiche, wiederkehrende Kommunikation und die Aufbereitung von Notizen.

Wenn du einen ersten Einsatzbereich suchst, beginne bei einer Aufgabe, die häufig anfällt und dich Zeit oder Energie kostet. Behalte Datenschutz und Geheimhaltung im Blick und prüfe, wie sich die Unterstützung in deinen bestehenden Ablauf einfügt.

In Podcastfolge #231 „5 Aufgaben, die KI für Handelsvertreter sofort übernehmen kann“ sprechen André Keeve und Christian Köhler ausführlich über diese Kategorien und ihre Erfahrungen mit KI im Arbeitsalltag.

🎧 Jetzt reinhören: Digital Talk Folge 231