KI für Handelsvertreter: Outlook & Excel neu gedacht (#227)

KI für Handelsvertreter: Outlook & Excel neu gedacht (#227)

KI im Außendienst muss nicht bedeuten, für jede Aufgabe ein zusätzliches Programm zu öffnen. Besonders praktisch wird künstliche Intelligenz dann, wenn sie direkt in Anwendungen verfügbar ist, die Handelsvertreter und Vertriebsunternehmer ohnehin täglich nutzen.

In dieser Folge der HVH KI Hacks zeigen André Keeve und Christian Köhler, wie sich LangDoc über Plugins direkt in Outlook und Excel einsetzen lässt. Dabei geht es vor allem um konkrete Arbeitsschritte aus dem Vertriebsalltag.

Die Beispiele reichen vom Erstellen einer E-Mail über die Analyse langer Nachrichtenverläufe bis hin zu Contentplänen, Auswertungen und Partneranalysen in Excel.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Podcastfolge

• KI lässt sich direkt in Outlook nutzen: E-Mails können innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung analysiert und vorbereitet werden.
• Komplexe Mailverläufe werden übersichtlicher: Die KI kann offene Themen erkennen und strukturiert zusammenfassen.
• Brand Voice und hinterlegte Skills liefern zusätzlichen Kontext: Wiederkehrende Vorgaben müssen dadurch nicht bei jeder Aufgabe neu erklärt werden.
• Excel wird zum direkten KI-Arbeitsbereich: Tabellen, Planungen und Analysen können per Anweisung aufgebaut werden.
• Rückfragen verbessern das Ergebnis: Christian Köhler lässt die KI gezielt nach fehlenden Informationen fragen.
• Die fachliche Kontrolle bleibt beim Menschen: Besonders bei Verhandlungen und geschäftlichen Entscheidungen sollten KI-Ergebnisse überprüft werden.

Was verändert KI direkt in Outlook?

Ein großer Teil der Vertriebsarbeit findet in E-Mails statt. Kundenanfragen, Abstimmungen mit Lieferanten, Terminvereinbarungen und Projektkommunikation sorgen schnell dafür, dass Outlook zu einer der zentralen Anwendungen im Tagesgeschäft wird.

Natürlich konnten E-Mails auch bisher schon mit KI bearbeitet werden. Der Inhalt wurde kopiert, in ein KI-Tool eingefügt und anschließend wieder zurück in Outlook übertragen.

Der von Christian gezeigte Ansatz verkürzt diesen Ablauf. LangDoc wird als Erweiterung direkt in Outlook geöffnet. Die KI arbeitet damit innerhalb der Mail, die gerade bearbeitet wird.

Christian beschreibt LangDoc in diesem Zusammenhang als sein „Second Brain“. Der entscheidende Vorteil: Die KI muss nicht erst in einer separaten Anwendung auf den richtigen Kontext gebracht werden. Der Nutzer befindet sich bereits in der relevanten Nachricht und kann von dort direkt weiterarbeiten.

Wie können Handelsvertreter E-Mails mit KI vorbereiten?

Christian demonstriert zunächst einen einfachen, aber typischen Anwendungsfall. Er möchte Geschäftspartner zu einer Messe einladen und herausfinden, ob sie dort vertreten sind und an welchen Messetagen sie verfügbar sind.

Statt die Nachricht selbst von Grund auf zu formulieren, gibt er LangDoc direkt in Outlook die entsprechende Aufgabe.

Die KI soll einen Mailentwurf erstellen, einen passenden Betreff vorschlagen und die Nachricht sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch vorbereiten.

Bevor der Entwurf erstellt wird, fragt die KI zusätzliche Informationen ab. Dazu gehören unter anderem die konkrete Messe, die relevanten Tage und die gewünschte Ansprache.

Ein wichtiger Bestandteil ist Christians hinterlegte Brand Voice. Sie beschreibt, wie er beziehungsweise sein Unternehmen kommunizieren möchte. Dadurch kann die KI diese Vorgaben beim Erstellen der Nachricht berücksichtigen.

Nach der entsprechenden Freigabe trägt LangDoc den Entwurf direkt in die E-Mail ein. Damit entfällt der Zwischenschritt über ein separates KI-Fenster.

Wie kann KI lange E-Mail-Verläufe schneller erfassen?

Deutlich größer wird der Nutzen bei langen Projekt- oder Verhandlungsmails. Gerade wenn mehrere Personen über einen längeren Zeitraum Preise, Konditionen oder andere Punkte diskutieren, wird es schnell aufwendig, den aktuellen Stand zu erfassen.

Christian zeigt deshalb einen Mailverlauf, bei dem die KI nicht einfach nur eine Antwort schreiben soll. Die erste Aufgabe lautet, herauszufinden, welche Punkte überhaupt noch ungeklärt sind.

LangDoc analysiert den Verlauf, fasst die offenen Themen zusammen und bereitet anschließend einen Vorschlag für die weitere Kommunikation vor. Im konkreten Beispiel soll zusätzlich ein kurzfristiger Call vorgeschlagen werden, um die restlichen Fragen direkt zu klären.

Die KI fragt auch hier nach Details, beispielsweise wann der Call stattfinden soll, wer teilnehmen soll und welche Verhandlungsposition berücksichtigt werden soll.

Das Ergebnis ist eine strukturierte Übersicht der noch offenen Punkte sowie ein darauf aufbauender Mailentwurf.

Warum muss nicht jede Analyse sofort in einer E-Mail enden?

Christian nennt noch einen weiteren sinnvollen Einsatz: Die KI kann zunächst ausschließlich zur Orientierung genutzt werden.

Wer beispielsweise neu in ein laufendes Projekt einsteigt, kann sich zuerst erklären lassen, worum es im bisherigen Mailverlauf geht und welche Themen noch offen sind.

Erst danach wird entschieden, wie der nächste Schritt aussieht. Das kann eine weitere E-Mail sein, aber ebenso ein direkter Teams-Call.

Gerade bei komplexen Vorgängen verhindert diese Vorgehensweise, dass automatisch die nächste Nachricht geschrieben wird, obwohl ein persönliches Gespräch möglicherweise zielführender wäre.

Warum bleibt die Kontrolle durch den Menschen wichtig?

André Keeve bringt bei der Analyse langer Mailverläufe einen entscheidenden Punkt ein: KI sollte nicht automatisch als letzte Instanz betrachtet werden.

Er würde beispielsweise noch einmal gezielt prüfen lassen, ob die identifizierten offenen Punkte tatsächlich vollständig und richtig sind.

Gerade bei Kundenprojekten, Preisen oder Verhandlungen bleibt deshalb der Mensch verantwortlich. Die KI kann Informationen schneller sortieren, zusammenfassen und Vorschläge machen. Die geschäftliche Einschätzung muss jedoch weiterhin vom Anwender kommen.

Wie lässt sich KI direkt in Excel einsetzen?

Das zweite große Thema der Folge ist die Arbeit mit Excel. Auch hier zeigt Christian ein LangDoc-Plugin, das direkt innerhalb der Anwendung genutzt werden kann.

Als Beispiel startet er mit einer vollständig leeren Tabelle. Daraus soll ein LinkedIn-Contentplan entstehen.

Die Aufgabenstellung umfasst einen Kalender für den Zeitraum von einem Jahr, inklusive Kalenderwochen. Zusätzlich sollen relevante Feiertage und Messen berücksichtigt werden.

Die KI greift dabei auf Informationen zurück, die im LangDoc-Workspace bereits über Christian und seine geschäftlichen Aktivitäten hinterlegt sind.

Bevor die Tabelle erstellt wird, fragt das System unter anderem nach den Zielen der LinkedIn-Aktivitäten und nach den Zielgruppen, die mit den Beiträgen angesprochen werden sollen.

Wie erstellt KI einen Contentplan in Excel?

Das Ergebnis geht deutlich über einen einfachen Kalender hinaus.

Für jeden Tag wird eine entsprechende Struktur angelegt. Darüber hinaus enthält die Tabelle Felder für Themen, Postideen, Zielgruppen, gewünschte Call-to-Actions, Ziele und Statusangaben.

Die KI schafft damit zunächst das Grundgerüst, auf dessen Basis anschließend weitergearbeitet werden kann.

Gerade wer sich mit Contentplanung schwertut, muss dadurch nicht mehr mit einer leeren Tabelle beginnen. Die Grundstruktur wird automatisch vorbereitet und kann danach individuell angepasst werden.

Welche weiteren Aufgaben kann KI in Excel übernehmen?

André und Christian machen deutlich, dass der Contentplan lediglich ein Beispiel ist.

Auch klassische Vertriebsaufgaben bieten viele Einsatzmöglichkeiten. Genannt werden unter anderem Umsatzanalysen, Kalkulationen, die Vorbereitung von Jahresgesprächen und Auswertungen mit Pivot-Tabellen.

Ein weiteres Beispiel sind offene Posten. Eine entsprechende Liste könnte etwa nach Lieferanten gegliedert und danach ausgewertet werden, wie lange einzelne Positionen bereits überfällig sind.

André beschreibt zudem seine eigene Vorgehensweise bei einfachen Tabellen. Teilweise erstellt er zunächst nur eine grundlegende Excel-Struktur und lässt diese anschließend von einer KI weiter aufbereiten.

Der Vorteil liegt insbesondere darin, dass nicht jede Excel-Funktion oder Formel selbst beherrscht werden muss. Stattdessen kann der Anwender stärker beschreiben, welches Ergebnis er benötigt.

Wie kann KI bei der Bewertung von Kunden und Partnern helfen?

Ein weiteres Beispiel aus der Folge beschäftigt sich mit der Analyse von Geschäftspartnern.

Christian zeigt eine Tabelle, mit der Lieferanten und Kunden anhand verschiedener Kriterien betrachtet werden können.

Dazu gehören beispielsweise Umsatz, Verbindlichkeit, Produkt-Fit sowie eine Einschätzung des zukünftigen Potenzials.

Auf Basis dieser Informationen lässt sich eine Übersicht erstellen, mit der schneller erkennbar wird, welche Partner besonders gut zur eigenen Geschäftsentwicklung passen.

Christian weist darauf hin, dass die Erstellung einer komplexeren Tabelle zunächst etwas Zeit benötigt. Ist die Struktur jedoch vorhanden, kann die KI auch bei der weiteren Befüllung unterstützen, wenn ihr entsprechende Daten zur Verfügung gestellt werden.

Welche Rolle spielen Brand Voice, Skills und gespeicherter Kontext?

Die Beispiele aus Outlook und Excel zeigen einen weiteren wichtigen Aspekt: Die KI arbeitet nicht ausschließlich mit der jeweils aktuellen Anweisung.

Christian hat in LangDoc verschiedene Skills hinterlegt. Dazu gehören unter anderem seine Brand Voice, Regeln für Follow-up-Kommunikation und eine LinkedIn-Strategie.

Zusätzlich sind im Workspace Informationen zu seinen Unternehmen und Tätigkeiten hinterlegt. Dadurch kann das System bei neuen Aufgaben bereits auf bekannten Kontext zurückgreifen.

Das reduziert die Notwendigkeit, bei jeder neuen Anfrage dieselben Grundlagen erneut zu erklären.

Christian Köhler zeigt regelmäßig praktische Einsatzmöglichkeiten von KI im Arbeitsalltag. Mehr zu ihm gibt es auf seinem LinkedIn-Profil. Weitere Informationen zu seiner Arbeit finden sich außerdem bei GedankenTauscher.

Welcher Prompting-Tipp verbessert komplexe Aufgaben?

Christian gibt in der Folge außerdem einen einfachen Hinweis, den er selbst häufig nutzt: Er fordert die KI auf, Rückfragen zu stellen, wenn noch Informationen fehlen.

Dadurch muss der Nutzer nicht selbst im Voraus an jedes Detail denken. Die KI überprüft die Aufgabenstellung und fragt gezielt nach Punkten, die für ein besseres Ergebnis notwendig sind.

Gerade bei komplexeren Tabellen, E-Mails oder Analysen kann dieser Schritt helfen, die ursprüngliche Aufgabenstellung zu präzisieren.

Warum wird die direkte Integration von KI immer wichtiger?

Die einzelnen Funktionen aus der Podcastfolge sind grundsätzlich nicht völlig neu. Eine E-Mail konnte schon vorher in eine KI kopiert werden. Auch Tabellen lassen sich mit unterschiedlichen KI-Werkzeugen erzeugen oder bearbeiten.

Der wesentliche Unterschied liegt deshalb im Arbeitsablauf.

Wenn sich die KI direkt in Outlook oder Excel befindet, muss der Nutzer weniger zwischen Anwendungen wechseln. Die aktuell bearbeitete Mail oder Tabelle ist bereits der Ausgangspunkt für die nächste Aufgabe.

André fasst den Vorteil sinngemäß als schlankeres Nutzungserlebnis zusammen: Weniger Tabs und Programme bedeuten weniger Suchen und weniger Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen.

Zum Zeitpunkt der Aufnahme stehen die LangDoc-Plugins für Outlook und Excel zur Verfügung. Christian rechnet damit, dass entsprechende Erweiterungen künftig auch für Word und PowerPoint angeboten werden.

Fazit: KI im Außendienst wird Teil der bestehenden Arbeitsprozesse

Die Beispiele aus der Folge zeigen, dass KI im Außendienst ihren größten praktischen Nutzen häufig nicht als zusätzliches Einzeltool entfaltet, sondern als Unterstützung innerhalb bestehender Arbeitsabläufe.

In Outlook lassen sich Nachrichten erstellen, lange Verläufe analysieren und offene Punkte strukturieren. In Excel kann KI Planungen aufbauen, Daten strukturieren und Grundlagen für unterschiedliche Vertriebsanalysen schaffen.

Besonders interessant ist dabei die Verbindung aus direkter Integration, hinterlegtem Kontext und wiederverwendbaren Skills. Aufgaben müssen dadurch nicht bei jedem Einsatz vollständig neu beschrieben werden.

Die Verantwortung bleibt dennoch beim Anwender. KI kann vorbereiten, analysieren und strukturieren. Ob eine Zusammenfassung korrekt ist, welche Verhandlungsposition sinnvoll erscheint oder welcher nächste Schritt gewählt wird, entscheidet weiterhin der Mensch.

In Folge 227 des Handelsvertreter-Heroes-Podcasts beziehungsweise der 15. Ausgabe der HVH KI Hacks zeigen André Keeve und Christian Köhler die beschriebenen Anwendungen direkt anhand von Outlook und Excel.

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